Standard

Soluția standard pentru afaceri de succes
Standard

Pentru cine este proiectat?


 
  • Întreprinderi mici și mijlocii, echipe și utilizatori departamentali cu minim 5 angajati
  • Universități și mediul academic
  • Organizatii publice si guvernamentale
  • Întreprinderile care necesită software care funcționează cu instrumente Microsoft Office existente
  • Diverse domenii inclusiv: juridic, financiar, medical, producţie, inginerie, guvernamental, tehnologic și multe altele.

Beneficiile economice


 
  • Cost total al proprietății scăzut
  • Ușurința și rapiditate în manipularea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în arhivarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în completarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în clasificarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în recuperarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în conversia documentelor (de la un format la altul)
  • Ușurința și rapiditate în crearea documentelor noi pornind de la documente în format de hârtie (OCR, ICR, BCR, …)
  • Securitatea documentelor
  • Minimizeaza managementul stocării, regăsirii și fluxului de lucru
  • Reducerea costurilor privind introducerea de date, completarea și managementul personalului și a spațiului de arhivare pentru documentele de hârtie
  • Creșterea eficienței operaționale (reducerea erorilor, recuperarea rapidă, nefiind centrat pe munca personalului)
  • Eficiența serviciului clienți
  • Reducerea volumului de hârtie și a nevoii de copiere – abordare “verde” (încearca să reducă la minimum pe cât posibil consumul de hârtie, toner și energie)
  • Schimbul de informații rapid și către mai multe persoane simultan
  • Documente securizate electronic
  • Minimizarea riscurilor de pierdere a informatiilor din cauza deteriorării fizice a materialelor sau din cauza unei catastrofe
  • Usurinta si rapiditate în implementarea produsului în cadrul organizației
  • Usurinta si rapiditate în desfășurarea actualizărilor și upgrade-uri în întreaga organizație
  • Nu sunt necesare cunostinte IT pentru utilizatori
  • Nu sunt necesare cunostinte de IT în cadrul organizației pentru utilizarea acestui software
  • Timp foarte scurt de implementare
  • Timp de instruire foarte scurt
  • Accesibilitate pe termen lung a informațiilor din documente

Caracteristici


 
  • Ușor de utilizat.
  • Funcționează pe Microsoft Windows, Linux sau Unix ; folosește MySQL sau MS SQL Server, Oracle.
  • Foarte flexibil și informații organizate.
  • Puteti crea utilizatori, grupuri, roluri și permisiuni care se mapează pe structura și procesele unei organizații.
  • Dimensionat să suporte un numar nelimitat de documente, dosare, fluxuri de lucru, proprietăți ale documentelor, tipuri de documente, roluri, grupuri și utilizatori.
  • Document” se referă la orice-tip de hârtie scanată într-un fișier, inclusiv desene CAD.
  • “Document” se referă la aproape orice tip de fișier, inclusiv desene CAD.
  • Păstrează întregul istoric datorită versionării documentelor.
  • Semnați electronic documentele pentru a îndeplini cerințele de conformitate și de a crea audituri. Marcare temporală.
  • Caracteristici de securitate extinse și gestionarea accesului utilizatorilor.
  • Regăsiți itemi daorită funcțiilor puternice de căutare pentru multiple tipuri de documente și metadate.
  • Încărcați documente bulk folosind fișiere ZIP sau importați-le din directoare existente.
  • Trimiteți e-mailuri din aplicație și țineți o evidență a corespondenței pe e-mail.
  • Utilizați alerte referitoare la documente pentru memento-uri bazate pe evenimente de timp, perioada de păstrare a documentelor și revizuiri.
  • Funcționalitatea Microsoft Office Add-in permite utilizatorilor să navigheze în arhivă din Microsoft Word, Excel și PowerPoint folosind o structura arborescenta familiară.
  • Căutați, editați (verificați), vizualizași și salvați (check-in), documentele în depozit.
  • Trimiteți emailuri utilizatorilor, grupurilor și către adrese de email externe
  • Accesul de la distanță – echipe dispersate din punct de vedere geografic pot accesa, crea, modifica, sau salva îdocumente din orice browser web, de pe un desktop Microsoft Windows sau dintr-o aplicație Microsoft Office.
  • Platformă de cooperare – forumuri specifice de discuții referitoare la documente și fluxurile de lucru personalizabile facilitează revizuirea colaborativă și aprobarea.
  • Informații la îndemână – regăsiți documentele rapid și ușor datorită indexării puternice și căutarii complete a textului.
  • Control total – setări de securitate bazate pe roluri flexibile sau pe grupuri pentru controlul accesului utilizatorilor și acțiuni premise asupra documentelor
  • Responsabilitatea – Urmăriți toată activitatea legată de documente pe baza auditurilor detaliate și istoricul versiunilor.
  • Interfață accesibilă web de la versiuni moderne ale Mozilla Firefox, Google Chrome și Microsoft Internet Explorer.
  • Productivitate îmbunătățită – Creare de fluxuri de lucru pentru a optimiza procesele de afaceri centrate pe documente și a folosi mai eficient resursele companiei.
  • Un birou fără hârtie –scanați document de hârtie pentru indexarea si cautarea cu facilitatea de recunoaștere optică a caracterelor. De asemenea se integrează cu o varietate de aplicații de scanarea dezvoltate de terți și suportă încărcările masive de documente.
  • Suport pentru strategiile de administrare a înregistrărilor – definiți alerte referitoare la documente care să vă reamintescă dumneavostr și celorlalți utilizatorii de evenimente bazate pe timp, inclusiv expirarea contractului, perioada de păstrare a documentelor și revizuirile.
  • Internationalizare – disponibil în română, engleză, germană, franceză, italiană, spaniolă, portugheză, olandeză și în alte limbi.
  • Sistemul funcționează în diferite limbi, în același timp (ex: un utilizator care lucrează în limba engleză, un altul în limba franceză, etc.).
  • Aplicație independent de formatul de stocare.
  • Capacitatea de reutilizare flexibilă a informațiilor din documente
  • Documente disponibile tot timpul și peste tot, instantaneu.
  • Lucrați de pe orice dispozitiv, inclusiv dispozitivele mobile (tablete, smartphone-uri, Windows, iOS, Android), mobilitate.
  • Aveti nevoie de o infrastructură software și hardware minimă (dispozitiv, sistem de operare, sistem de management de baze de date, aplicație client).
  • Poate lucra în cloud și ca SaaS.
  • Costuri minime de licențiere a infrastructurii.
  • Recuperare în caz de catastrofe, backup, continuitate a afacerii și capacitatea de redundanță.
  • Flexibilitate – integrarea cu alte aplicații web prin intermediul serviciilor Web SOAP. Arhitectura sa de tip plug-in permite extinderea ușoară a tuturor funcțiilor sistemului.
  • Conform cu reglementările în vigoare – le permite organizațiilor să facă față provocărilor referitoare la respectarea reglementărilor în vigoare, cum ar fi Legea Sarbanes-Oxley, SEC 17a-4, HIPAA și FDA 21CFR11.
  • Construieste fluxuri de lucru sofisticate care gestionează generarea documentelor și notifică unele roluri sau grupuri când este necesar să acționeze.
  • Limitați accesul la documente pe parcursul fluxului de lucru doar pentru utilizatorii care au nevoie de el.
  • Atribuiți declanșatoare de flux de lucru automate pentru anumite tipuri de documente sau dosare.
  • Conectați documentele împreună permitând documentelor cu subiect sau concepte similare să fie ușor de gestionat ca grupuri.
  • Discutați materiale folosind forumurile de discuții incorporate.
  • Controlați trimitere de email-uri cu documentele deținute în arhivă.
  • Tehnologia de abonare la documente și dosare va notifica utilizatorii când sunt effectuate asupta documentelor.
  • Salvați căutările standard astfel încât utilizatorii sistemului să aibă acces la ele de la tabloul de bord al sistemului.
  • Creați utilizatori, grupuri și roluri care mapează structura și procesele organizației.
  • Gestionare permisiunile asupra dosarelor și atribuiți-le grupurilor și rolurilor.
  • Definiți condiții dinamice care definesc permisiunile nu pe baza permisiunilor ierarhice ale dosarelor ci pe metadatele documentului, conținutul sau informațiile tranzacționale.
  • Creați tipuri de documente pentru diferite categorii de documente pe care le utilizează organizația dumneavoastră.
  • Definiți seturi de câmpuri de metadate pentru documente și faceți-le aplicabile generic pentru toate documentele sau pe baza tipului de document.
  • Câmpurile de metadate pot fi câmpuri de text simple sau structuri complexe, cum ar fi listele care se derulează sau arbori.
  • Treceți de taxonomia normală ierarhică a documentelor navigând prin documente pe baza câmpurilor de metadate pe care le-ați creat sau a tipului de document.
  • Imaging Desktop vă permite să capturați documente folosind un dispozitiv de imagistică compatibil TWAIN, să revizuiți rezultatele captate, să adăugați metadate documentului și să încărcați documentul în arhivă, toate cu un wizard ușor de utilizat.
  • Wizardul de scanare Desktop Imaging vă permite reutilizarea metadatelor din rulările sale anterioare , asigurându-se că puteți captura volume mari de documente cât mai ușor posibil.
  • Desktop Imaging foloseste tehnologia OCR pentru a converti conținutul documentului capturat în metadatele PDF, permițând documentelor dvs. să fie indexate si regăsite ușor în căutările de conținut.
  • Desktop Imaging suportă dispozitive de imagistica compatibile TWAIN, permițând utilizarea de dispozitive variind de la scanere desktop la scanerele de volum mare, cu alimentatoare automate de documente.
  • Utilizatorii și grupurile pot fi create în baza de date internă sau de la o sursă LDAP.
  • Sincronizarea schemei de membri ai grupului cu infrastructura Active Directory Microsoft.
  • Furnizorii de autentificare multipli pot fi utilizați într-o singură implementare server.
  • Tablou de bord personalizat permite vizualizarea abonamentelor, documentelor în așteptare, documentelor  verificate, link-urilor rapide.
  • Creași și gestionați ușor conținutul de ajutor al sistemul din aplicație.
  • Definiți căutari salvate utile pentru toți utilizatorii.
  • Arhitectura asigură barierele minimale dezvoltatorilor dornici să personalizeze sau să extindă aplicația.
  • Concepte precum dashlet și portlet permit adăugarea ușoară de îmbunătățiri interfeței cu utilizatorul.
  • Șabloane de interfață cu utilizatorul ușor personalizabile și scheme de internaționalizare.
  • Arhitectura plug-in puternică, care expune acțiunile de bază și declanșatoarele aplicației și permite extinderea rapidă și ușoară a tuturor funcțiilor sistemului inclusive a interpretatoarelor de fișiere, managementului documentelor, fluxului de lucru, a stcoării și a furnizorilor de autentificare.

Module opționale


 
  • Modul avansat de scanare OCR și modul de indexare
  • Modulul avansat (ICR / OCR / BCR,validare personalizată, forme, facturi)
  • Modulul de backup și recuperare, publicare și export
  • Modul de registratură română
  • Modulul șabloane
  • Modulul de backup online și recuperare după dezastru / continuitate a afacerii
  • Modulul de semnătură electronică și ștampila de timp
  • Modulul de convertire avansată la PDF
  • Modulul de vizualizare avansată, colaborare, redactare, publicare în PDF
  • Modulul scanare web
  • Modulul de expirare a documentelor