Legal

Soluția completă pentru casele de avocatură
Legal

Prezentare generală



Firmele de avocatură, notariatele, executorii judecatoresti și profesioniștii independenti din domeniul juridic sunt copleșiți de numărul de documente cu care lucrează. Acestia fie lucrează  cu unelte cu productivitate scazută, folosind procesoare de text simple, arhive și sisteme de comunicare elctronica (e-mail) nesigure, fie adoptă un proces empiric de captură, depozitare și flux de lucru al documentelor. In situatiile standard, majoritatea documentelor din domeniul juridic sunt create folosind aplicații MS Office sau sunt scanate din documentele pe hârtie. Aceste materiale sunt trimise la utilizatorii din interiorul organizației prin e-mail pentru revizuire. Multe versiuni revizuite sunt create pe diferite computere avand drept rezultat pierderea versiunii original și amestecarea documentelor. Solutia noastra de  management al documentelor juridice facilitează:
  • Conversia înregistrărilor pe hârtie în documente digitale securizate
  • Păstrarea sigură a documentelor de hârtie pentru cicluri lungi
  • Accesul simultan la documente pentru evaluare, revizuire și aprobare de către mai multe persoane abilitate
  • Găsirea documentelor legate de caz în timp real(instantaneu)
Profesioniștii din domeniul juridic lucrează de obicei cu mai multe sarcini și cazuri, care presupun constant colaborarea. Fiind un domeniu care traieste din folosirea si prelucrarea informatiilor, firmele de profil trebuie să fie atente cu datele lor. Profesioniștii din domeniul juridic trebuie să gestioneze datele confidențiale ale clienților, uneori să colaboreze eficient si sigur si să lucreze in paralel mai multe sarcini și cazuri și să noteze schimbările minutelor/proceselor, care necesită acces permanent la documente. Acestia trebuie să își petreacă un timp semnificativ în mod regulat pentru a citi  statute, reglementări ale diverselor agenții, decizii judecătorești, legi zonale și alte regulamente pentru a rămâne la curent cu modificarile legislative.   De asememenea, printre cele mai importante aspecte ale activitatii lor, au nevoie să stocheze toate informațiile clientului și munca de cercetare în așa fel încât, să fie securizate dar și ușor accesibile Managementul eficient al documentelor este critic în domeniul juridic. Un eșec în gestionarea eficientă și controlul documentelor poate duce la pierderi – de productivitate a angajaților, a hotărârilor judecătorești, de reputație și de clientelă. Solutia de management al documentelor juridice permite profesionistilor să gestioneze eficient și sigur documentele la cel mai mic cost posibil din punct de vedere al cheltuielilor directe și al productivității. Firmele din domeniul juridic care adoptă soluții de managementul documentelor le pot oferi clienților o valoare mai mare  la costuri suportabile, sunt la curent cu schimbările legislative și colaborează fără a avea costuri suplimentare. Domeniul juridic nu mai neglijează nevoia de a încorpora software precum programele de management al documentelor juridice, care le permit să facă mai mult în mai puțin timp.  

Gestiunea afacerii in lipsa unui sistem de management al documentelor


Managementul documentelor și controlul
  • Depozitarea ad-hoc a documentelor și politica de organizare ineficienta a acestora au drept rezultat irosirea multor ore ce ar putea fi facturate pur și simplu pentru căutarea de informații. Totodată din aceste motive firmele din domeniul juridic sunt foarte expuse riscului de a pierde documente importante.
  • În lipsa unui sistem de control al versiunilor, firmele juridice irosesc de multe ori timpul pentru a-și procura cea mai recentă versiune, efectuând modificări asupra aceleiași versiuni și reconciliind multiple versiuni editate.
  • În timp ce unele materiale pot fi partajate cu niște utilizatori, altele nu pot fi partajate. Lipsa drepturilor de Securitate pe baza de utilizator/grup poate conduce la aparitia breșelor de securitate și la utilizarea neautorizată a datelor.
Metode de flux de lucru și partajare
  • Fără un depozit electronic” centralizat, angajații nu au acces la cele mai recente versiuni sau la fișiere și consumă mult timp recreând documente.
  • Metodele învechite de comunicare și de partajare se traduc prin timp, productivitate și reputație pierdute.
  • Fluxurile de lucru nestructurate au drept rezultat haos printre angajați, deoarece aceștia nu sunt conștienți de măsurile corecte care trebuiesc luate.
Menținerea procesului ciclului de viață al documentelor Atunci când procesul ciclului de viață al documentelor nu este menținut sau urmat, companiile pot avea o mulțime de neplăceri. Angajații pot șterge sau rătăci accidental documente importante, care pot conduce la probleme în timpul cererii de e-discovery.

Pregătirea pentru e-discovery
Curtea solicită nu numai documente dar și dovezi ale documentelor precum metadate asociate, comunicari legate de documente precum și versiunile lor.

Utilizarea de tehnologii costisitoare și complicate
Adesea tehnologia juridică este complicată, acesta fiind motivul pentru care cele mai multe organizații nu reușesc să implementeze programe tehnice chiar și după ce au investit mult în ele.

Ce se întâmplă când sistemul  de management al documentelor nu este ușor de utilizat?
Multe firme de avocatură și echipe juridice corporative investesc masiv în pachete de software de management al documentelor scumpe doar pentru a afla că este foarte complicat și că majoritatea utilizatorilor preferă să gestioneze documentele lor  în mod tradițional decât să își consume timpul învățând și utilizând această tehnologie.

De ce management al documentelor juridice?
Cheia pentru gestionarea informațiilor, indiferent de  sursa lor este cunoscută sub numele de control al informațiilor. Cu capacitatea de a defini politici, de a gestiona, securiza și controla documentele, firmele din domeniul juridic pot aplica politici stricte. Fie că este vorba de monitorizarea utilizatorilor cu audituri de rutină, introducerea de metadate sau urmarirea unui flux de lucru, managementul documentelor este unul dintre cele mai bune instrumente de folositt în domeniul juridic. Orice firmă care gestionează o mulțime de documente și dorește să îmbunătățească satisfacția clienților are nevoie de un sistem de management al documentelor. XINTAGMA JURIDIC este o soluție viabilă pentru domeniul juridic care  satisfice  nevoi specifice acestei industrii și are multe caracteristici remarcabile precum accesibilitatea și ușurința în utilizare.  

Avem nevoie de într-adevăr de sisteme de management al documentelor?
Cea mai frecventă teamă printre profesioniștii din domeniul juridic este de a investi în tehnologie care le diminueaza resursele financiare in principal, le complica existenta, sunt greu de asimilat si nu îi va ajuta în viitor. Tehnologia este adesea asemănată cu elefanții albi. Totuși, multe firme folosesc sisteme de management al documentelor de ani de zile care ii confirmă beneficiile. Explicat pe scurt, puteți rezista fără sisteme de management al documentelor, dar puteți lucra mai bine, mai eficient si mai profitabil cu sistemele de management al documentelor. Sistemele de management al documentelor pot îmbunătăți productivitatea angajaților reducând numărul sarcinilor lor monotone, făcând informațiile disponibile imediat, accelerând sarcinile obișnuite și netezind comunicarea internă și colaborarea. Toate acestea cumulate au un efect pozitiv asupra satisfacției clienților. De asemenea, unele caracteristici influențează direct gradul de satisfacție al clienților.

Concluzia


Managementul eficient al documentelor este critic în domeniul juridic spre deosebire de alte industrii. Fiind un domeniu bazat pe informații, profesioniștii din domeniul juridic trebuie să jongleze cu mai multe sarcini și cazuri, care presupun constant colaborarea. Ei trebuie să își petreacă un timp semnificativ în mod regulat pentru a lectura  statute, reglementări ale diverselor agenții, decizii judecătorești, legi zonale și alte regulamente pentru a rămâne la curent cu schimbările. Cel mai important, aceștia au nevoie să stocheze toate informațiile clientului și munca de cercetare în așa fel încât, să fie securizate dar și ușor accesibile. Este necesară o tehnologie care să ofere capabilități de management  al  documentelor care să le permită profesioniștilor din domeniul juridic să gestioneze documentele eficient și sigur, la cel mai mic cost posibil din punct de vedere al cheltuielilor directe cât și al costurilor de implementare. Firmele juridice au nevoie de un instrument de management al documentelor care să fie accesibil, ușor de implementat, simplu de utilizat și cu o gamă completă de caracteristici care sporesc productivitatea și pregăteasc firmele pentru e-descovery,  esențial în domeniul juridic. Solutia pentru acestia este Xintagma Juridic.

Pentru cine este proiectat Xintagma Juridic?

 
  • Organizații JURIDICE de sine statatoare sau departamente juridice cu 5-1000 angajați
 

Beneficiile economice

 
  • Un singur spațiu de muncă pentru toate activitățile din firmă juridică
  • Cost total al proprietății scăzut
  • Ușurința și rapiditate în manipularea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în arhivarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în completarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în clasificarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în recuperarea documentelor
  • Ușurința și rapiditate în conversia documentelor (de la un format la altul)
  • Ușurința și rapiditate în crearea documentelor noi pornind de la documente în format de hârtie (OCR, ICR, BCR, …)
  • Securitatea documentelor
  • Minimizeaza managementul stocării, regăsirii și fluxului de lucru
  • Reducerea costurilor privind introducerea de date, completarea și managementul personalului și a spațiului de arhivare pentru documentele de hârtie
  • Creșterea eficienței operaționale (reducerea erorilor, recuperarea rapidă, nefiind centrat pe munca personalului)
  • Eficiența serviciului clienți
  • Reducerea volumului de hârtie și a nevoii de copiere – abordare “verde” (încerca să sereducă la minimum pe cât posibil consumul de hârtie, toner și energie)
  • Schimbul de informații rapid și către mai multe persoane simultan
  • Documente securizate electronic
  • Minimizarea riscurilor din cauza deteriorării fizice a materialelor sau din cauza unei catastrofe
  • Usurinta si rapiditate în implementarea produsului în cadrul organizației
  • Usurinta si rapiditate în desfășurarea actualizărilor și imbunatatirilor în întreaga organizație
  • Nu sunt necesare cunostinte IT pentru utilizatori
  • Nu sunt necesare cunostinte de IT în cadrul organizației pentru utilizarea acestui software
  • Timp foarte scurt de implementare
  • Timp de instruire foarte scurt
  • Accesibilitate pe termen lung a informațiilor din documente
 

Caracteristici (toate aparținând produsului Standard)

 
  • Ușor de utilizat.
  • Funcționează pe Microsoft Windows, Linux sau Unix ; folosește MySQL sau MS SQL Server, Oracle.
  • Foarte flexibil
  • Informații organizate.
  • Puteti crea utilizatori, grupuri, roluri și permisiuni care se suprapun cu structura și procesele unei organizații.
  • Dimensionat să suporte un numar nelimitat de documente, dosare, fluxuri de lucru, proprietăți ale documentelor, tipuri de documente, roluri, grupuri și utilizatori.
  • Păstrează întregul istoric datorită versionării documentelor.
  • Semnați electronic documentele pentru a îndeplini cerințele de conformitate și de a crea audituri. Marcare temporală.
  • Caracteristici de securitate extinse și gestionarea accesului utilizatorilor.
  • Regăsiți obiecte electronice daorită funcțiilor puternice de căutare pentru multiple tipuri de documente și metadate.
  • Încărcați documente in pachete folosind fișiere ZIP sau importați-le din directoare existente.
  • Trimiteți e-mailuri din aplicație și țineți o evidență a corespondenței pe e-mail.
  • Utilizați alerte referitoare la documente pentru memento-uri bazate pe evenimente de timp, perioada de păstrare a documentelor și revizuiri.
  • Funcționalitatea Microsoft Office Add-in permite utilizatorilor să navigheze în arhivă din Microsoft Word, Excel și PowerPoint folosind o structura arborescenta familiară.
  • Căutați, editați (verificați), vizualizași și salvați (check-in), documentele în depozit.
  • Trimiteți emailuri utilizatorilor, grupurilor și către adrese de email externe
  • Accesul de la distanță – echipe dispersate din punct de vedere geografic pot accesa, crea, modifica, sau salva îdocumente din orice browser web, de pe un desktop Microsoft Windows sau dintr-o aplicație Microsoft Office.
  • Platformă de cooperare – forumuri specifice de discuții referitoare la documente și fluxurile de lucru personalizabile facilitează revizuirea colaborativă și aprobarea.
  • Informații la îndemână – regăsiți documentele rapid și ușor datorită indexării puternice și căutarii complete a textului.
  • Control total – setări de securitate bazate pe roluri flexibile sau pe grupuri pentru controlul accesului utilizatorilor și acțiuni premise asupra documentelor
  • Responsabilitatea – Urmăriți toată activitatea legată de documente pe baza auditurilor detaliate și istoricul versiunilor.
  • Interfață accesibilă web de la versiuni moderne ale Mozilla Firefox, Google Chrome și Microsoft Internet Explorer.
  • Productivitate îmbunătățită – Creare de fluxuri de lucru pentru a optimiza procesele de afaceri centrate pe documente și a folosi mai eficient resursele companiei.
  • Un birou fără hârtie –scanați document de hârtie pentru indexarea si cautarea cu facilitatea de recunoaștere optică a caracterelor. De asemenea se integrează cu o varietate de aplicații de scanarea dezvoltate de terți și suportă încărcările masive de documente.
  • Suport pentru strategiile de administrare a înregistrărilor – definiți alerte referitoare la documente care să vă reamintescă dumneavostr și celorlalți utilizatorii de evenimente bazate pe timp, inclusiv expirarea contractului, perioada de păstrare a documentelor și revizuirile.
  • Internationalizare – disponibil în română, engleză, germană, franceză, italiană, spaniolă, portugheză, olandeză și în alte limbi.
  • Sistemul funcționează în diferite limbi, în același timp (ex: un utilizator care lucrează în limba engleză, un altul în limba franceză, etc.).
  • Aplicație independent de formatul de stocare.
  • Capacitatea de reutilizare flexibilă a informațiilor din documente
  • Documente disponibile tot timpul și peste tot, instantaneu.
  • Lucrați de pe orice dispozitiv, inclusiv dispozitivele mobile (tablete, smartphone-uri, Windows, iOS, Android), mobilitate.
  • Aveti nevoie de o infrastructură software și hardware minimă (dispozitiv, sistem de operare, sistem de management de baze de date, aplicație client
  • Poate lucra în cloud și ca SaaS.
  • Costuri minime de licențiere a infrastructurii.
  • Recuperare în caz de catastrofe, backup, continuitate a afacerii și capacitatea de redundanță.
  • Flexibilitate – integrarea cu alte aplicații web prin intermediul serviciilor Web SOAP. Arhitectura sa de tip plug-in permite extinderea ușoară a tuturor funcțiilor sistemului.
  • Conform cu reglementările în vigoare – le permite organizațiilor să facă față provocărilor referitoare la respectarea reglementărilor în vigoare, cum ar fi Legea Sarbanes-Oxley, SEC 17a-4, HIPAA și FDA 21CFR11.
  • Construieste fluxuri de lucru sofisticate care gestionează generarea documentelor și notifică unele roluri sau grupuri când este necesar să acționeze.
  • Limitați accesul la documente pe parcursul fluxului de lucru doar pentru utilizatorii care au nevoie de el.
  • Atribuiți declanșatoare de flux de lucru automate pentru anumite tipuri de documente sau dosare.
  • Conectați documentele împreună permitând documentelor cu subiect sau concepte similare să fie ușor de gestionat ca grupuri.
  • Discutați materialele folosind forumurile de discuții incorporate.
  • Controlați trimitere de email-uri cu documentele deținute în arhivă.
  • Tehnologia de abonare la documente și dosare va notifica utilizatorii când sunt effectuate asupta documentelor.
  • Salvați căutările standard astfel încât utilizatorii sistemului să aibă acces la ele de la tabloul de bord al sistemului.
  • Creați utilizatori, grupuri și roluri care mapează structura și procesele organizației.
  • Gestionare permisiunile asupra dosarelor și atribuiți-le grupurilor și rolurilor.
  • Definiți condiții dinamice care definesc permisiunile nu pe baza permisiunilor ierarhice ale dosarelor ci pe metadatele documentului, conținutul sau informațiile tranzacționale.
  • Creați tipuri de documente pentru diferite categorii de documente pe care le utilizează organizația dumneavoastră.
  • Definiți seturi de câmpuri de metadate pentru documente și faceți-le aplicabile generic pentru toate documentele sau pe baza tipului de document.
  • Câmpurile de metadate pot fi câmpuri de text simple sau structuri complexe, cum ar fi listele care se derulează sau arbori.
  • Treceți de taxonomia normală ierarhică a documentelor navigând prin documente pe baza câmpurilor de metadate pe care le-ați creat sau a tipului de document.
  • Imaging Desktop vă permite să capturați documente folosind un dispozitiv de imagistică compatibil TWAIN, să revizuiți rezultatele captate, să adăugați metadate documentului și să încărcați documentul în arhivă, toate cu un wizard ușor de utilizat.
  • Wizardul de scanare Desktop Imaging vă permite reutilizarea metadatelor din rulările sale anterioare , asigurându-se că puteți captura volume mari de documente cât mai ușor posibil.
  • Desktop Imaging foloseste tehnologia OCR pentru a converti conținutul documentului capturat în metadatele PDF, permițând documentelor dvs. să fie indexate si regăsite ușor în căutările de conținut.
  • Desktop Imaging suportă dispozitive de imagistica compatibile TWAIN, permițând utilizarea de dispozitive variind de la scanere desktop la scanerele de volum mare, cu alimentatoare automate de documente.
  • Utilizatorii și grupurile pot fi create în baza de date internă sau de la o sursă LDAP.
  • Sincronizarea schemei de membri ai grupului cu infrastructura Active Directory Microsoft.
  • Furnizorii de autentificare multipli pot fi utilizați într-o singură implementare server.
  • Tablou de bord personalizat permite vizualizarea abonamentelor, documentelor în așteptare, documentelor  verificate, link-urilor rapide.
  • Creași și gestionați ușor conținutul de ajutor al sistemul din aplicație.
  • Definiți căutari salvate utile pentru toți utilizatorii.
  • Arhitectura asigură barierele minimale dezvoltatorilor dornici să personalizeze sau să extindă aplicația.
  • Concepte precum dashlet și portlet permit adăugarea ușoară de îmbunătățiri interfeței cu utilizatorul.
  • Șabloane de interfață cu utilizatorul ușor personalizabile și scheme de internaționalizare.
  • Arhitectura plug-in puternică, care expune acțiunile de bază și declanșatoarele aplicației și permite extinderea rapidă și ușoară a tuturor funcțiilor sistemului inclusive a interpretatoarelor de fișiere, managementului documentelor, fluxului de lucru, a stcoării și a furnizorilor de autentificare.
 

Functionalitati specifice modulului JURIDIC

 
  • Definirea CLIENTULUI
  • Definirea DOSARULUI
  • Calendar pentru fiecare utilizator
  • Conectivitate la www.just.ro
  • Sincronizare automată a datelor CALENDARULUI <-> JUST.RO
  • Urmărirea timpului de lucru per utilizator, per client și per DOSAR
  • Foi de timp și rapoarte
  • Facturare și rapoarte
  • Un singur spațiu de muncă pentru toate activitățile din firmă juridică
 

Module opționale

 
  • Modul avansat de scanare OCR și modul de indexare
  • Modulul avansat (ICR / OCR / BCR,validare personalizată, forme, facturi)
  • Modulul de backup și recuperare, publicare și export
  • Modul de registratură română
  • Modulul șabloane
  • Modulul de backup online și recuperare după dezastru / continuitate a afacerii
  • Modulul de semnătură electronică și ștampila de timp
  • Modulul de convertire avansată la PDF
  • Modulul de vizualizare avansată, colaborare, redactare, publicare în PDF
  • Modulul scanare web
  • Modulul de expirare a documentelor